A fluktuáció, munkaerő pótlás költségei

Készült Ambrus Tibor – Lengyel László: Humán controlling eszközök a gyakorlatban c. könyvének felhasználásával. CompLex Kiadó, Bp. 2011

A szervezet létszámváltozása az időszak induló (nyitó) létszámához viszonyított változásokat jelenti.

Ezek lehetnek növekedések és csökkenések.

A létszámváltozás okai lehetnek a szervezetnél külső eredetűek és belső eredetűek.

• A külső okok miatt bekövetkező létszámváltozás visszavezethető a gazdasági környezet változására, amikor a gazdaságban (vagy annak egyes ágazatiban) a fellendülés vagy a recesszió jegyei mutatkoznak. Ezek általában a szervezet működésétől függetlenül bekövetkeznek, és hatásukra megindul a munkaerő elvándorlása más ágazatokba, vagy éppen kedvező helyzet teremtődik a szervezet számára létszáma bővítéséhez. De külső oknak minősül az is, ha a szervezet létszáma a nyugdíjkorhatár elérése miatt, esetleg a dolgozó egészségkárosodása vagy halála miatt csökken.
• A belső okok miatt bekövetkező létszámváltozás visszavezethető a szervezet stratégiájának változására (növekedés létszámfelvétellel, a méretcsökkentés létszámleépítéssel jár együtt), a szervezeten belüli kapcsolatok romlására (konfliktusok szervezeti egységek és/vagy személyek között), a vezetés nem megfelelő színvonalára, az ösztönzés hiányosságaira, minőségi cserére, stb.

A belső okok feltárhatók, megelőzhetők, kezelhetők, tehát tudatosan alakítható a kapcsolódó létszámváltozás is.

A fluktuáció a foglalkoztatott munkavállalók cserélődését, a munkaerő mozgását jelenti, azaz a kilépő munkavállaló pótlását meg kell oldani.

A kilépések bekövetkezhetnek úgy, hogy

• a kilépést a munkavállaló kezdeményezi. Ennek módja lehet a dolgozó részéről történő rendes és rendkívüli felmondás, nyugdíjba vonulás és ide értjük a dolgozó halála miatti munkaviszony megszűnést is.
• a kilépést a munkáltató kezdeményezi. Ennek módja lehet rendes felmondás (egyéni vagy csoportos létszámleépítés miatt) vagy rendkívüli felmondás, ami valamely a dolgozó jog-vagy fegyelemsértése miatt következik be.

Arányukból következtetni lehet arra, hogy tudatosan történt e változtatás a munkáltató részéről, vagy a munkavállalók részben a jelenlegi helyzetükkel nem voltak megelégedve, esetleg valamilyen szempontból jobb lehetőséget kihasználva hagyták el a szervezetet. Ebben az esetben különösen fontos, hogy a kilépés okairól információt gyűjtsünk (pl. kilépési interjú keretében), hogy a további kilépéseket meg tudjuk akadályozni, vagy legalább csökkentsük azok mértékét.

A munkaerőváltás költségvonzatának meghatározása

Tudjuk, hogy a cégeknél bekövetkezett fluktuáció (az adott munkakört betöltő személy eltávozása a vállalattól, és ugyanezen munkakör betöltése új munkavállalóval), akár a munkavállaló, akár a munkáltató kezdeményezi a munkaviszony megszüntetését, költségekkel jár. Ha megkérdezünk HR-es kollégákat vagy számviteli, pénzügyi szakembereket, azt a választ kapjuk, hogy ez bizony sokba kerül. De pontosan mennyibe? Egyáltalán ki lehet ezt számítani?

Az alábbiakban egy fluktuációs költségszámítási modellt mutatunk be, amely irányadó lehet egy közelítő számítás elkészítésére.

A fluktuációt (munkaerőváltást) a számításban az alábbi képlettel értelmezzük:

Egy kilépő alkalmazott pótlásának költsége (A_K)

A kilépő alkalmazott pótlásának költsége (A_K), az alábbiak szerint határozható meg:

A_K = K_K +B_K

Ahol:

(K_K) =  a munkaviszony megszüntetésével járó költségek

(B_K) = az új, belépő alkalmazott munkába állításának költségei

A munkaviszony megszüntetésével járó költségek (K_K)

A kilépő alkalmazott költségei gyakorlatilag adminisztratív költségekből és a termelékenység visszaeséséből adódó költségekből állnak.

• Adminisztratív költség (K_a): a kilépő alkalmazottal a közvetlen felettesének, és a személyzeti/munkaügyi osztályról egy vagy több munkatársnak foglalkoznia kell (kötelező papírmunka), tehát adminisztratív költségek jelennek meg. Ha veszünk egy havi átlag bruttó bérköltséget (Á_B) ki lehet számítani ennek az adminisztratív munkának az átlagos bérköltségét (járulékokkal együtt, továbbiakban bruttó bérköltség). Ez viszont a költségeknek csak egy része, hisz ahhoz, hogy ezt a bérköltséget kitermeljük, több egyéb nem árujellegű költséget generálunk még (villamos energia, víz, gáz, üzemanyag, banki hitel költsége stb.), emiatt gyakran a bérköltség többszörösével kell számolnunk. Ezt a δ adminisztratív költség szorzási együtthatót meghatározhatjuk például a nem árujellegű költségek* és a bruttó bérköltségek arányából (azonos időszaki adat).

δ= Nem árujellegű költségek / Bruttó bérköltségek

• Termelékenység visszaesés (K_t): a kilépő alkalmazott a felmondási idő alatt már nem dolgozik olyan hatásfokkal, mint előtte. Természetesen a visszaesés mértéke egyénenként változhat és vitatható, de tapasztalataink szerint, átlagban minimum 20%-os visszaesés megtörténik.
• Végkielégítés és szabadságmegváltás költsége (V): a kilépéssel érintett alkalmazottnak járhat a jogszabályokban vagy a munkaszerződésben rögzített végkielégítés és a kilépés időpontjáig igénybe nem vett arányos szabadság megváltása.

A munkavállaló kilépésével felmerülő költségek a következő képlettel határozhatók meg:

K_k = K_a + K_t =  [(Á_b x t_ki / T_hó) x δ] + [H_p x Fi x s] + V

Ahol:

Á_b = átlag bruttó bérköltség €/fő/hó

t_ki = a kilépés adminisztrációjával töltött órák száma (óra)

T_hó = átlagos havi munkaidő (óra)

δ = adminisztratív költség szorzási együttható (%/100)

H_p = Egy főre jutó nettó üzemi (üzleti) eredmény (€/fő/hónap)

Fi = felmondási idő (hónap)

s = teljesítmény visszaesés %-ban

Az új belépő alkalmazott munkába állításának költsége (B_K)

A belépő alkalmazottnál a következő költségekkel számolhatunk: a belépéshez kapcsolódó adminisztratív költségek, a toborzás költsége (hirdetés, interjú, kiválasztás, stb.), a képzés és/vagy betanítás költsége, valamint a beilleszkedés költsége.

• A betanítás arra a beilleszkedés idejére vonatkozik, amikor az új alkalmazottat egy mentor célirányosan a betölteni kívánt munkakör betöltésére felkészíti. Ez lehet közvetlen munkatárs is, de lehet egy más telephelyen vagy a központi székhelyen dolgozó kolléga is, a nagyobb, több telephellyel rendelkező cégeknél. Természetesen, hogy mely munkakörökben és évente hányszor kerülhet sor kiszállásos képzésre, ezt az adott cég múltjából származó statisztikai adatokra épülően határozhatjuk meg. Ezt egy úgynevezett képzési együtthatóval (β) vesszük figyelembe a számításnál. A képzési együttható azt jelenti, hogy adott cég esetében átlagosan az új emberek hány %-át szükséges behívni képzésre munkaerőmozgás esetén. Pl. egy teljes cserénél a raktárost nem feltétlenül küldjük távoli képzésre, de a magasabb beosztásban lévőket már igen.
• A beilleszkedés költsége a már betanított munkatárs első időszakának költségeit számolja, amikor gyakorlatilag az új alkalmazott egy 0 %-os termelékenységi szintről eljut a 100 %-os termelékenységhez. Vagyis az első időszakban még nem generál profitot. Ahhoz, hogy elérje a 100 %-os profittermelési hatékonyságot el kell telnie egy bizonyos időnek, amit beilleszkedési időnek nevezünk. Az új munkatárs fejlődése természetesen bonyolult folyamat, de a beilleszkedési periódusban más hatásfoka lesz, jelölése: g. A tapasztalat szerint g= 50 %-al számolunk.

A belépő alkalmazott beillesztésének költségét az alábbi képlettel határozhatjuk meg:

B_k = T_K + [(Á_b x t_be / T_hó) x δ] + [Ké_k x β] + Bi_K

Ahol

T_K = a toborzás, hirdetés költsége (€/fő)

Á_b = átlag bruttó bérköltség €/fő/hó

t_be= a kilépés adminisztrációjával töltött órák száma (óra)

T_hó = átlagos havi munkaidő (óra)

δ = adminisztratív költség szorzási együttható (%/100)

Ké_K = képzési költség (€/fő)

β = képzési együttható (%/100)

Bi_K= H_p x t_b x g a beilleszkedés költsége, ami az a profit, amit a beilleszkedés időszakában elveszít a szervezet

H_p = Egy főre jutó nettó üzemi (üzleti) eredmény (€/fő/hónap)

t_b = Beilleszkedés ideje (hónap)

g = átlagos hatásfok % a beilleszkedési időszakban

Ebben a képletben mindenhol átlag költségekkel számoltunk, de természetesen a számítást egy konkrét kilépő alkalmazott esetére is el lehet végezni. Ha viszont az éves munkaerőváltás költségét kívánjuk meghatározni, ill. az egy alkalmazott cseréjének átlagos költségét, akkor a konkrét eset költségei helyett alkalmazhatjuk az átlagolás módszerét.

Amennyiben a teljes vállalatra kívánjuk meghatározni a munkaerőváltás költségét, az alábbi számítást alkalmazhatjuk:

ΣA_K = Lá x F x A_K

Ahol:

ΣA_K = Munkaerőváltás költsége (€/év) =

Lá = átlagos állományi létszám (fő)

F = munkaerőváltás %

A_K = munkaerőváltás költsége egy dolgozóra

Egy kereskedelmi vállalatnál a munkaerőváltáshoz kapcsolódó alapadatok átlagosan és adott gazdálkodási évre vonatkozóan az 1. és 2. táblázatban kerültek összefoglalásra.

1. táblázat

A munkaerőváltás költségei alapadatok

 2. táblázat

Munkaerőváltás számított adatok

A számításokból az derül ki, hogy ennél a vállalatnál egy alkalmazott pótlása mintegy 3.000 €-ba kerül, és a vállalat éves munkaerőváltási költsége 48.003 €.

Feltevődik a kérdés, hogy ha ilyen sokba kerül egy vállalatnak az munkaerő állomány cseréje, akkor érdemes-e egyáltalán minőségi cserét megvalósítani, vagyis a gyengén teljesítő munkatársakat lecserélni és helyükbe másokat alkalmazni. Ha értékeljük a költségeket, akkor kiderül, hogy a legnagyobb költség a nyereségcsökkenésből származik. Ha egy munkatárs gyengén teljesít, akkor rövid időn belül a munkájára visszavezethetően jelentős eredménycsökkenéssel számolhatunk. A minőségi csere megvalósításával kapcsolatos válasz adott: igen, mivel minőségi embercsere esetén a munkaerőpótlás költsége egy bizonyos időn belül megtérül, mert az új dolgozó teljesítménye meghaladja a gyengén teljesítő korábbi dolgozó teljesítményét.

A modell első alkalmazásakor csak közelítő értéket ad. Később: a becslések helyett – konkrét adatokkal rendelkezünk, majd a tapasztalati értékekre épülő pontosítással összehasonlításra alkalmas adatokat kapunk.

A bemutatott számítás alkalmazható

• létszámleépítés vagy létszámbővítés tervezésénél,
• humán make or buy döntések megalapozásánál.

* Nem áru jellegű költségek alatt értünk minden személyi jellegű ráfordítást, ami a vizsgált időszakban felmerült.