Naponta találkozom azzal a kérdéssel, hogy „Mit lehetne tenni a kiválasztás sikerességének és a szervezeti hatékonyság növelésének érdekében?” A válasz viszonylag egyszerű: „Alkalmazza kompetencia alapú kiválasztást a jelöltek értékelésében és a kompetencia alapú képzés kialakítást a meglévő munkatársak fejélesztésében!” De, hogy ez mit is jelent és hogyan érdemes megvalósítani, erről szólnak a következő gondolatok.

A szervezetek folyamatosan vesznek fel munkavállalókat növekedésük megalapozása, tevékenységük minőségének, hatékonyságának javítása érdekében valamint a fluktuációban érintett munkatársak pótlására.

Egy nem megfelelő munkatárs kiválasztása, a munkaviszony megszüntetése és az új munkatárssal történő pótlása jelentős költségekkel jár. Például: egy kereskedelemmel foglalkozó vállalkozásnál egy sales manager kilépésével és pótlásával járó költségek elérik a 2900 € összeget.[1] A jelentős és nem hatékony ráfordítások megfelelő, gondos kiválasztással kerülhetők el vagy csökkenthetők.

Egy jelölt alkalmasságát három tényező alapján ítélhetjük meg, melyeket az 1. ábra foglal össze. 

1. ábra: Az alkalmasság általános feltételei

A kiválasztásnál általános kritériumként alkalmazzák a Hard skills - szakmai megfelelőségi kompetenciákat (végzettség, szakmai gyakorlati idő, munkatapasztalat) és az egészségügyi megfelelés feltételeit. Ezen kompetenciák elvárt szintjének meghatározása és az azok teljesítésére vonatkozó értékelés, valamint az Egészségügyi alkalmasság feltételeinek meghatározása és ellenőrzése a cég szakmai és HR vezetésének feladata.

Kevéssé vagy inkább csak intuitív módon próbálnak meggyőződni a jelöltek Soft skills - hajlandósági kompetenciáinak (érzelmi-, szociális-tulajdonságok, jellemzők, csoportszerepek és konfliktuskezelési sajátosságok) megfelelőségéről, illeszkedéséről a szervezet értékrendjéhez és a munkakör elvárásaihoz.

A Soft skills (érzelmi, hajlandósági) kompetenciák meghatározásában nyújt segítséget a cégeknek, a kompetenciakánon kialakítás, a kijelölt kompetenciák mérése, értékelése és erre épülően az egyéni és szervezeti fejlesztésre vonatkozó javaslatok megfogalmazása

A kánon jelentése általános értelemben szabály, előírás, törvény, mérték. Más megközelítésben többszólamú zenemű vagy eszményi arány.

A kompetenciakánon a szervezet értékrendjéhez, kultúrájához és a munkakör hatékony ellátáshoz tartozó hajlandósági kompetenciák (soft skills) gyűjteménye és leírása (teljesítési szint rögzítésével), amelyek a munkakört betöltő (betölteni kívánó) munkavállalóval szemben elvárásként kerülnek megfogalmazásra. Ezek a kompetenciák ideális arányban, helyzet-specifikusan alkalmazva, egymást erősítve érvényesülnek és járulnak hozzá a munkakör hatékony ellátásához (betöltéséhez).

A kompetenciakánon szervezeti és munkaköri összefüggéseit mutatja be a 2. ábra.

2. ábra: A kompetenciák és kapcsolódásuk a szervezethez és munkakörhöz

 A hajlandósági kompetenciák területén alapvetően három kompetencia csoportot javaslunk alkalmazni, melyek jellemzően a mért személy (munkavállaló) személyes adottságairól, vonásairól, értékeiről, motivációiról adnak értékelhető információkat. Ezek:

Az Alapkompetenciák: ezek hiányában a munkaköri feladatok ellátása nem kellő hatékonyságú. Az alapkompetenciák körébe sorolhatjuk például: a minőségi munkavégzés, motiváció, időgazdálkodás, pozitív hozzáállás, megbízhatóság, stb.

A Csoportszerepek: az egyes személyek szervezeten, munkacsoporton belüli jellemzően betöltött szerepét azonosítják (végrehajtó, irányító, csoportépítő, stb.).

A csoportszerepek azonosításának jelentőségét az adja, hogy a szervezetben, projektben, teamben együttműködő munkatársak akkor képesek hatékonyan teljesíteni, ha az együttműködők többféle csoportszerepet képviselnek, és érvényesül együttműködésük szinergiája.

A Konfliktuskezelési stratégiák: a résztvevők problémamegoldó módszereit azonosítja (mennyire versengő, mennyire elkerülő, stb.) A konfliktuskezelés része a munkatársak mindennapjainak. Adott munkakörre meghatározható a leginkább követendő konfliktuskezelési stílus, stratégia. Ennek alkalmazása elősegíti a kapcsolatépítést és a szervezet érdekeinek megfelelő érvényesítését.

A kompetenciakánon meghatározását követi a kompetenciák mérését szolgáló kérdőívek összeállítása, melyek cég- és munkakör-specifikus állításokat tartalmaznak, melyekről vagy el kell dönteni egy két végpontú (mindig igaz - soha nem igaz) skála alkalmazásával, hogy a jelölt milyen álláspontot foglal el, vagy rangsorolni kell a válaszokat, vagy páros összehasonlítás módszerével választania kell állításpárok közül.

A kérdőívek kitöltése 40-80 percet vesz igénybe, melyet azok kiértékelése követ és elkészülnek a jelöltre jellemző kompetencia térképek, melyek rámutatnak a jelölt erősségeire és esetleges hiányosságaira.

Egy ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó sales asszisztens alapkompetencia térképét mutatja be a 3. ábra.

3. ábra: Sales asszisztens jelölt kompetencia térképe (alapkompetenciák)

A jelölt – bár minden szakmai követelménynek megfelelt – a kompetencia térkép figyelembevételével bonyolított személyes interjú alapján nem került kiválasztásra, elsősorban a Minőségi munkavégzés, a Döntési képesség, a Szabálykövetés, alkalmazás és az Ügyfélorientáltság kompetenciák alacsony (az interjú során megerősítést nyert) szintjei miatt. Ezzel a szervezet, jelentős költségmegtakarítást ért el, mivel nem a beilleszkedés során (a munkaviszony létesítését követően) kellett meggyőződnie a jelölt „alkalmatlanságáról”. A jelölt esetében nem is volt szükség a csoportszerepek és konfliktuskezelési stratégiák vizsgálatára, amelyek az alapkompetencia területén megfelelő jelöltek esetében további vizsgálati területet jelentenek, melyeket az interjú keretében figyelembe vesznek.

Természetesen joggal merül fel a kérdés, hogy mennyire megbízható a kompetenciamérés alkalmazásával történő kiválasztás. Tapasztalataink szerint a kompetenciaméréssel kiválasztott (megfelelőnek minősült) jelöltek 85-90%-a a próbaidő letelte után véglegesítésre került, míg a hagyományos – alapvetően csak a szakmai megfelelőséget vizsgáló – módszerekkel kiválasztott jelöltek ennél kisebb mértékben (50-75%) illeszkedtek be a szervezetbe.

A kompetencia alapú kiválasztás előkészítése ráfordításokkal jár, azonban alkalmazásával növelhető a kiválasztás hatékonysága, csökkenthető a fluktuáció okozta többletköltség, és növekszik a szervezet hatékonysága. A szervezeti hatékonyság növekedéséhez hozzájárul, hogy

• a leginkább megfelelő jelölt került kiválasztásra,
• a beilleszkedés időszakában gyorsabb lesz a teljesítmény felfutása az elvárt teljesítmény szintjére,
• a kiválasztott jelölt hajlandósági kompetenciái segítik a folyamatosan „kiváló” munkateljesítmény elérését és
• ez motiválhatja a szervezet többi munkavállalójának „hajlandóságát” is.

A szervezetnél tevékenykedők kompetenciamérése elősegíti a szervezeti és egyéni szinten fejlesztendő kompetenciák azonosítását és az ezekre épülő képzések (Kompetencia fejlesztések) szervezését, ami szintén hozzájárul a szervezeti hatékonyság növekedéséhez.

Tapasztalataink szerint összességében cca. 15% hatékonyságjavulás érhető el. Magát a hatékonyságjavulást a szervezet tevékenységétől függően mérhetjük a feladatok ellátásához szükséges létszám csökkentésében (racionalizálás), a hozzáadott érték, a létszámarányos árbevétel, a bérköltség arányos hozzáadott érték növekedésében, stb.

[1] A számítási módszer leírását lásd: Ambrus Tibor – Lengyel László: Humán controlling a gyakorlatban. Complex Kiadó Bp. 2011. c. könyvében.

A Multibridge Kft. tudásanyaga (jelen esetben a fenti tartalom) jogvédett, az engedély nélküli felhasználása jogkövetkezményekkel jár!